Wenn Sie in der Buchhaltung arbeiten, kennen Sie sicher diese Problematik: In der Liegenschaftsabteilung wird die Nutzungsart eines Flurstücks geändert, doch kommt diese Information nicht in der Buchhaltung an. Oder es wird im Bauamt bekannt, dass sich der Straßenzustand der Bahnhofsgasse stark verschlechtert hat, leider wird dieser Sachverhalt nicht weitergegeben. Da in nahezu allen Abteilungen Vorgänge auflaufen, hinter denen nicht immer eine Zahlung steht, können in einem Jahr eine ganze Menge zusammenkommen.
Solche Informationen sind für die Buchhaltung extrem wichtig. Gilt es doch, auch in den Jahresabschlüssen nach der Eröffnungsbilanz ein wahrheitsgemäßes Bild über die Vermögenslage abzugeben. Das betrifft nicht nur den Wert der Anlagegüter, sondern unter anderem auch deren Kontierung und Produktzuweisung. Fehlen diese Informationen ist der Mehraufwand für die Mitarbeiter in der Buchhaltung vorprogrammiert und sind im Zweifel nur in Form einer körperlichen Inventur zu ermitteln.
Diesem Mehraufwand sowohl im Fachamt als auch in der Buchhaltung entgegen zu wirken und dadurch freie Ressourcen zu schaffen, sollte das Ziel einer jeden Verwaltung sein. Eine durchweg effiziente Lösung sind digitale Änderungsanzeigen. Sie gelten als Beleggrundlage für entsprechende Umbuchungen in der Buchhaltung. Ob Neuanschaffung, Änderung oder Abgang – mit wenigen Klicks sind alle Daten erfasst und per Knopfdruck übermittelt. Zusätzlich können diese revisionssicher im Dokumentenmanagement abgelegt werden. Wird der Jahresabschluss erstellt, sind so alle Informationen übersichtlich und schnell auffindbar. Kostbare Zeit wird gespart.
Arbeitsabläufe gekonnt miteinander verknüpft
Die Softwareanwendungen ARCHIKART und SASKIA®.de-IFR unterstützen sie dabei. Sofern zu einem Katastersatz ein Anlagegut bekannt ist, werden dessen Daten automatisch in der Änderungsanzeige eingeblendet. Die Suche nach der richtigen Anlagenummer gehört somit der Vergangenheit an. Sind die relevanten Informationen erfasst, kann die Änderungsanzeige erstellt und gespeichert werden. Sie werden anschließend sowohl am Katastersatz als auch am Anlagegut angezeigt. Somit ist jederzeit ersichtlich, welche Informationen bereits an die Buchhaltung übertragen wurden. Die Übertragung kann dabei per automatisch generierten Formular, mittels CSV-Ausgabe oder ganz bequem über einen WebService erfolgen.
„Dieser WebService wurde in Zusammenarbeit mit der SASKIA® Informations-Systeme GmbH und der LCS Schlieben GmbH entwickelt und übermittelt die Änderungsanzeigen sowie die zugehörigen Dokumente direkt auf Knopfdruck“, resümiert Stefanie Horn, Leiterin von Vertrieb und Marketing bei der ARCHIKART Software AG. Sie erklärt weiter: „Sobald die Änderungsanzeige in der Software ARCHIKART erfasst wurde, kann diese direkt an die Buchhaltung übermittelt werden. Der zuständige Mitarbeiter im Finanzverfahren SASKIA®.de-IFR erhält eine Aufgabe, die alle relevanten Informationen beinhaltet. Die mitgelieferte Anlagennummer sorgt dafür, dass das passende Anlagegut direkt geöffnet wird.“
Ist die Buchung erfolgt, gilt die Aufgabe als erledigt. Die Daten werden anschließend wieder automatisch in die Software ARCHIKART zurückgeschrieben. „Mit dem Erledigen der Aufgabe im Finanzverfahren SASKIA®.de-IFR werden gleichzeitig die Daten zum Anlagegut in ARCHIKART aktualisiert. Und der Clou ist, dass über die Reimportschnittstelle mittels WebService natürlich auch alle anderen Anlagegüter aktualisiert werden können, auch wenn ihnen keine Änderungsanzeige zugrunde liegt. So ist ARCHIKART immer auf dem aktuellen Stand.“, erklärt Michael Eisenbarth, Bereichsleiter Fachberatung Finanzwesen, abschließend.
